就業規則のアラート通知を設定する

就業規則設定の条件を満たした項目を、従業員にアラート通知する方法をご案内します。

下記項目以外に36協定関連のアラート項目があります。
36協定のアラート通知を設定する方法はこちら

目次

アラート通知の種類と通知例
アラート通知メール例
通知条件と通知方法の設定
申請承認通知の設定

アラート通知の種類と通知例

種別	通知タイミング	対象となる期間	表示メッセージ
出勤打刻忘れ	毎時21/51分	当日	○年○月○日　氏名 スケジュール開始時刻を経過しても出勤/直行の打刻がありません。
退勤打刻忘れ	毎時10/40分	当日	○年○月○日　氏名 退勤/直帰の打刻がありません。
有給休暇※	1日1回	当日	付与日から○ヶ月を超えた時点で有給休暇の消化日数が○日以下です。
勤務間 インターバル	実時間	当日	退勤打刻から次の出勤打刻までの時間が○時間以下です。
深夜労働回数	1日1回	当日～過去1か月	1ヶ月の深夜労働回数が○回を超えました。

※有給休暇はアラート発生のタイミングですでに取得済みの休暇日数がアラートの集計対象
アラート発生日以降の取得予定の日数は対象外

出勤打刻忘れ

例）2020/05/20のスケジュール：09:30~18:30
09:30を過ぎても出勤打刻がされなかった場合にアラートが発生します。

注意

・勤務形態が「フレックスタイム制（コアタイムなし）」の従業員には出勤打刻忘れアラートは発生しません。

・事前に欠勤申請の承認や欠勤処理がされている場合もアラートは通知されます。
欠勤申請についてはこちら
欠勤処理についてはこちら

・休日休暇申請が提出されていても、未承認状態であればアラートは通知されます。

退勤打刻忘れ

例1）退勤打刻をしているのに、退勤打刻忘れのアラートが発生する場合

スケジュール：17:00~23:00
打刻実績：09:00~16:30

始業時間前に出退勤の打刻をすると、退勤打刻忘れのアラートが発生します。
※退勤打刻忘れのアラートの発生有無の判定は、始業時間から設定された時間までを対象としているため。

例2）アラート設定：スケジュール終了時刻から4時間を経過しても退勤/直帰打刻なしの場合

2020/05/20のスケジュール：09:30~18:30

スケジュール終了時刻から4時間後の22:30時点で、打刻情報がなかった場合は22:40に退勤忘れアラートが発生します。

例3）スケジュール終業時刻以降に対し残業申請・承認されているかつ退勤打刻がない場合

スケジュール：09:00~18:00
残業申請：18:00~20:00
アラート設定：スケジュール終了時刻から1時間経過しても退勤/直行打刻なし

残業承認された時間を加味し、20:00から1時間後の21:10に退勤忘れアラートが発生します。

例4）従業員の勤務形態が「フレックスタイム制（コアタイムあり）」の場合

スケジュール：11:00~15:00
打刻実績：09:00~退勤打刻なし（エラー）

注意

勤務形態が「フレックスタイム制（コアタイムあり・なし）」の従業員にはスケジュール終了時刻を経過しても退勤打刻忘れアラートは発生しません。

有給休暇

例）アラート設定：付与日から6か月を超えた時点で有給休暇の消化日数が5日以下

年次有給休暇A
付与日数：10日
付与日：2019/04/01
申請期限：2021/03/31

年次有給休暇B
付与日数：20日
付与日：2020/04/01
申請期限：2022/03/31

【操作】
2020/05に「年次有給休暇A」から4日有給休暇を取得します。

上記付与例の場合の、アラート通知は以下です。

①2019/10/01の時点で、年次有給休暇Aで2019/04/01～2020/03/31で取得した日数が0日のため、アラート通知されます。

②2020/10/01の時点で、すべての年次有給休暇で2020/04/01～2021/03/31で取得した日数が4日のため、アラート通知はされます。

例）アラート設定：付与日から6か月を超えた時点で有給休暇の消化日数が5日以下

年次有給休暇A
付与日数：10日
付与日：2019/04/01
申請期限：2021/03/31

年次有給休暇B
付与日数：20日
付与日：2020/04/01
申請期限：2022/03/31

【操作】
2020/05に「年次有給休暇A」から6日有給休暇を取得します。

上記付与例の場合の、アラート通知は以下です。

①2019/10/01の時点で、年次有給休暇Aで2019/04/01～2020/03/31で取得した日数が0日のため、アラート通知されます。

②2020/10/01の時点で、すべての年次有給休暇で2020/04/01～2021/03/31で取得した日数が6日のため、アラート通知はされません。

勤務間インターバル

例）アラート設定：退勤打刻から次の出勤打刻までの時間が10時間以下

2019/04/01の退勤打刻が23:00
2019/04/02の出勤打刻が07:00

上記の場合アラートが発生します。

深夜労働回数

例）アラート設定：1か月の深夜労働回数が2回を超えた

深夜勤務時間の設定：22:00~翌日05:00
2019/04/01の実績：20:00~24:00
2019/04/02の実績：20:00~24:00

2019/04/02の退勤打刻後にアラートが発生します。

アラート通知メール例

送信元メールアドレス：[e-mail]
※E-mail（社用）に登録されているメールアドレスに送信されます。

出勤/直行打刻忘れ

申請承認通知

設定例）
従業員：画面通知、メール通知
管理者：画面通知、メール通知（対象者指定）（通知先：神社太郎）

例1）打刻修正申請が提出された際に管理者宛へ送信されるメール

※該当の申請書のURLをクリックすると、承認画面が表示されます。

注意

・ジンジャーへログインをしていない状態でURLをクリックした場合、ログイン画面が表示されます。
ログイン後、自動的に承認画面が表示されます。

・アプリの場合、URLをクリックすると各種承認画面が表示されます。
ログインしていない場合は、ログイン画面が表示され、ログイン後自動的に各種承認画面が表示されます。
※アプリをインストールしていない場合は、アプリのダウンロード画面へ移動します。

例2）打刻修正申請が承認された際に申請者宛へ送信されるメール

通知条件と通知方法の設定

操作可能な権限

以下のいずれかが付与された従業員のみ操作できます。
・マスタアカウント（契約初期に発行されたアカウント）
・システム管理者権限
・勤怠管理者権限

該当メニュー：従業員設定＞就業規則設定＞就業規則の追加 または 編集＞アラート

1．［アラート］タブをクリックします。

 

2．通知条件を設定します。

①通知したい項目にチェックを入れます。
②通知対象を選択します。
③アラート通知の対象時間を半角数字で入力します。

 

3．通知方法を設定します。

従業員
画面通知	従業員本人の「お知らせ」画面に通知されます。
メール通知	従業員のメールアドレスに通知されます。 宛先：ジンジャーデータベースで登録したE-mail（社用）

管理者※
画面通知	以下の権限を持つ従業員の「アラート通知」画面に通知されます。
メール通知	以下の権限がある従業員から通知対象者を選択できます。 ［追加］をクリックして複数の従業員を指定できます。

※マスタアカウント（契約初期に発行されたアカウント）・システム管理者権限・勤怠管理者権限・グループ管理者権限のいずれかの権限を持つ従業員

 

4．［保存］をクリックします。

例）
退職年月日：2020/06/01
在職ステータス：退職
通知条件：出勤打刻忘れ

2020/06/12にスケジュールが登録されていてスケジュール開始時刻を過ぎても出勤打刻がなかった場合、すでに「退職」となっているため出勤打刻忘れのアラートは発生しません。

申請承認通知の設定

申請と承認の通知を受け取る対象者を設定できます。

従業員
画面通知	従業員本人の「お知らせ」画面に通知されます。
メール通知	従業員のメールアドレスに通知されます。 宛先：ジンジャーデータベースで登録したE-mail（社用）

管理者※
メール通知（承認者）	ジンジャーデータベース＞ワークフローにて設定された承認ルートに従って、承認者にメール通知されます。 例） 第1次承認者Aさん 第2次承認者Bさん　の場合 Aさんが承認をした後、Bさんに承認依頼の通知がされます。 従業員画面＞申請一覧から申請取消をしたタイミングで承認者となっている場合、メール通知されます。 例） 第1次承認者Aさん 第2次承認者Bさん　の場合 Aさんが承認をした後に申請取消をした場合は、Bさんに申請取消の通知がされます。 ※ワークフローが設定されていない場合は、以下のいずれかが付与された従業員に通知が届きます。 ・マスタアカウント（契約初期に発行されたアカウント） ・システム管理者権限 ・勤怠管理者権限 ・申請者が所属するグループのグループ管理者権限 ・申請者が所属するグループの承認権限［○］
メール通知（対象者指定）	以下の権限を持つ従業員から通知対象者を選択できます。 ［追加］をクリックして複数の従業員を指定できます。 ※全ての対象者に同じタイミングで承認依頼および申請取消の通知がされます。

※以下のいずれかが付与された従業員に通知が届きます
・マスタアカウント（契約初期に発行されたアカウント）
・システム管理者権限
・勤怠管理者権限
・グループ管理者権限
・承認権限［〇］

注意

・自動承認を設定している場合 自身の申請を承認するタイミングになった場合は、メール通知は届きません。
・メール通知（対象者指定・承認者）を両方選択している場合、指定した対象者・承認者に両方メール通知されます。

メール通知をする場合
ジンジャーからのメール（[e-mail]）が受信できるようにドメイン指定受信を許可してください。
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